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TakayukiKoyama Geek Blog

Create, Entertain, Experience

メールを使いこなす方法を考える

私のメール受信トレイが汚い。

 最近はメールを使っているという人が少ないぐらいだが、私の場合(プライベート)は管理が結構いい加減な状態になってしまっている。

 エンジニアとして、これはいかんと思いメールのテクニックについて整理しておくことにした。

 入社後の研修(6日間しかやってないけどw)や先輩方が教えてくれるメールの使い方は『メールの書き方』や『メールの簡単な仕組み(MLやCC,BCC,Reply-toとか)』などであり、『メールの整理や管理』は個人それぞれで確立するものだからと教わることはなかった。

 私が勤めている中小企業の会社メールは、サービスにほとんど登録しないので受け取るメールの量も少なく、MLも活発ではないので管理は軽くフィルターを掛けてフォルダ単位でメールチェックを行えば十分だった。

 ただ、プライベートとなると興味を持ったサービスに登録したり、オープンなMLに参加したりするとメールが溢れかえってしまう。

メールの管理について学ぶには

 グーグル先生やAmazonさんで調べると大概はメール本文に関する内容が多い。それはそれで大事な話だが、今考えているのはメールを効率よく管理する方法であり、適したサイトや本はあまりない。

 そこで、ふと思い出したことがある。今年、出所されたホリエモンこと堀江貴文氏(@takapon_jp)が以前、5000通のメールを処理する方法に関する本を書いていたなぁと思い出し、手に取ってみることにした。

 100億稼ぐという点には興味がないが、『5000通のメールを処理する』に惹かれた。本書は2004/11に販売されたので内容は古いが、中古で350円(送料込)で買えるので買っても損はないだろう。

『100億稼ぐ超メール術』に関して

 本書は堀江氏が社長をしていたライブドアの実例も挙げながらメール術について述べている。3章構成で1章、2章は日報メールとMLについて書かれており、私が知りたいメールの管理方法については3章でようやく述べられていた。1章、2章は目的とは関係なかったが、それはそれで気になったので読んだ。

 で、3章が本題のメール管理(整理)に関する内容。ここで自分がやっていなかった方法を整理しておきたいと思う。詳しい内容は是非手に取ってお読みください。

フィルタリングルールは、日々どんどん追加していっている。

 これは意外と忘れがちで一回ある程度やったらそれで満足してしまい、しばらくフィルタリングルールは何もしなくなる。だけど、フィルタリングルールを決めて数週間はそれで問題ないことが多いが、日が経つにつれフィルタリングルールに対応できないメールが受信箱にどんどん送られてきて、受信箱が汚くなることが多い。

キーボードのショートカットを駆使しよう

 これはほとんどやっていなかった。エンジニアの端くれなのでPC操作は頻繁にショートカットを使うがメールの操作は基本マウスと「Ctrl」、「Shift」程度でそれ以上のショートカットは使ったことがない。ショートカット一覧は本書やググれば見つかる。

まとめ

 メールの管理するに当たって以下の2つが大事だと感じた。

1.メールのできることをできる限り知る

 まあ私が無知なだけということもあるが、サーバのメールソフトやメーラーソフトには様々な機能が搭載されているので可能な限り把握しておいた方が良さそう。ただ、色々なソフトウェアを覚えるのは無駄なので、ある時期を見て自分が長期的に付き合っていきそうなメールソフトを見定め、それだけを使いこなせれば良い。

2.フィルタリングは改善できそうだなと思ったら即実行

 『このメールはこういうフィルタを掛ければ整理できそうだな』と感じたらやってみたほうが良い。自動化できるメールが増えれば、メールが見やすくなってチェックしやすくなるだろう。

 

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